【読書】あなたの1日を3時間増やす超整理術（高嶋美里）は整理の大切さを学べる
あなたの1日を3時間増やす「超整理術」 を読んだ。
気が付いたら時間は過ぎているもので、やりたかったことを今日もできなかったと嘆くなら、自分の時間の使い方を見直すべきである。
時間はあるものではなく自分で作り出すもの。
でも、具体的にどうすればいいのか分からない。そんな人向けに書かれた一冊。
整理整頓
何がどこに置いてあるのか。必要な物をすぐ取り出せるのか。不要なものを無駄に貯め込んでいないか。
まずは自分の机の上を整理整頓。机が整理されていないということは、自分自身の頭も整理されていないのと同じ。
必要最低限のものがいつもと同じ場所にある。探す時間を最小限にする。仕事をパパっと片付ける人は整理上手な人が多い。自分の会社の周りの人を観察してみよう。
整理整頓や片付けの大切さは、あの世界一の自動車会社であるトヨタやオフィス器具メーカーのコクヨも説いている。片付けの考え方の詳細は、こっちの本を参考にした方がいいだろう。なぜ片づけが必要なのか、片づけることで何が変わるのか、片づけの本質を知ることができる。
コクヨ式 机まわりの「整え方」 社内で実践している「ひらめきを生む」3つのコツ
- 作者: 齋藤敦子
- 出版社/メーカー: KADOKAWA/角川書店
- 発売日: 2014/05/31
- メディア: 単行本
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自分で整理整頓するときに一番悩んだのがペン類。
自宅、持ち運び、会社のデスクそれぞれに同じ物を買って配置したこともあったけど、最終的には『立つ筆箱』を常に持ち運ぶ方法に追いついた。移動中はカバンの中、自宅やオフィスに着いたらペン立て形式に変形して使う。省スペースにもなるし、いつも使いたいペンを使えるのでストレスがなくなった。細かいレビューは改めて。
クラウドにデータを集約
紙を減らし、データもローカルではなくクラウド、具体的にはGoogleドライブを使う。PC故障時やデータ検索に強くてファイル共有もできる。きっと数年後にはクラウド利用が進んでいるのだろう。これは大賛成。
だけど、セキュリティの関係でクラウド上に業務データを置けない人は、業務ファイル以外の雑多のものやアイデアを置いておくといいだろう。
Googleスプレッシートは優秀だけど、単なるメモや写真と一緒に保存するのであれば重いので、さくさく動くevernoteがいい。ブラウザでも使えるし、Mac、Win、iPhone、Androidのアプリは安定していて使いやすい。
無料版だと転送容量に制限があるので、有料版がいい。有料版では転送容量無制限、オフライン編集、名刺登録が可能になるので、それだけの価値はあると思う。
クラウド上に色んなデータを放り込む。そして、後から必要に応じて検索して情報を見つける。今の時代なら最適な方法だと思う。
予定と実績を管理
ToDoリストを分けるのではなく、作業予定はGoogleカレンダーに書き込む。これにより、いつ、どのような作業をするのかを視覚的に捉えることができる。
予定より早く終わった時は、短時間で処理できる作業をやってしまう。
そして、実績を記録する。これはGoogleカレンダーではなく、テキストやスプレッシートがいいだろう。PC上での作業を自動トラックするソフトもあるけれど、ここは自分で記録するのがよさそう。そして、無駄な時間があったかどうかを後から振り返る。
まとめ
大切なことは頭の中をスッキリ空っぽにしてクラウド上に置いてしまうこと。頭の中だけで考えて処理しようとするから、あれこれ考えたり悩んだりする。
クラウドを見れば、次に自分が為すべきことが分かる。忘れるためにアウトプットする。クリエイティブな仕事に取り組む人や忙しい人こそ上手にさばいているのだろう。
時間は与えられるものではなく作るもの。意識しないと時間は簡単に過ぎ去っていく。作業自体の効率アップの話ではなく、時間全体の管理方法として面白い一冊だった。
書類をまとめること自体はやっていたので目新しさはなかったけれど、Googleカレンダーの使い方はちょっと興味を引かれた。自分でもやってみようと思う。
